Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 10 april 2026

1. Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Denna policy täcker två sammanhang:

• Denna webbplats (reonoma.com / reonoma.se) — där du kan läsa om våra produkter och tjänster. Reonoma UF är personuppgiftsansvarig för denna webbplats.
• Vårt besökshanteringssystem (reonomavisiting.com) — där besökare checkar in hos kundföretag. Det företag vars lokaler du besöker är personuppgiftsansvarig. Reonoma UF agerar som personuppgiftsbiträde på deras uppdrag.

För frågor om hur dina besöksuppgifter hanteras, kontakta i första hand det företag du besökte. För frågor om webbplatsen eller den tekniska plattformen, kontakta Reonoma på info@reonoma.com.

2. Vilka personuppgifter samlar vi in?

2.1 Besöksdata (via vårt incheckningssystem)

Vid incheckning som besökare kan följande uppgifter samlas in:

Uppgift	Obligatorisk	Syfte
Namn	Ja	Identifiera besökare, utrymningslista
Företag/organisation	Ja	Identifiera besökarens tillhörighet
Värd (person du besöker)	Ja	Dirigera besökaren till rätt mottagare
E-postadress	Valfritt*	Kontaktmöjlighet vid behov
Telefonnummer	Valfritt*	Kontaktmöjlighet vid behov

* Konfigureras av det ansvariga företaget. Vissa fält kan vara avstängda.

2.1b Förregistreringsdata (via Outlook-tillägg eller admin-panel)

Vid förregistrering av besökare kan följande uppgifter samlas in:

Uppgift	Källa	Syfte
Namn och e-post	Mötesinbjudan / admin	Skapa personlig förregistrering, skicka inbjudningsmejl
Värdens namn och e-post	Mötesarrangör / admin	Koppla besök till rätt värd
Mötesämne	Mötesinbjudan	Visas för receptionen
Mötestid	Mötesinbjudan	Schemaläggning, automatisk radering

Utöver detta registreras automatiskt:

• Incheckningstid och utcheckningstid
• IP-adress och webbläsarinfo — för missbruksskydd (loggas separat)

2.2 Webbplatsdata

När du besöker reonoma.com eller reonoma.se samlar vi in anonymiserad användningsdata via Google Analytics (GA4) — enbart med ditt samtycke. Se avsnitt 7 för cookie-information.

2.3 Kontaktformulärdata

När du använder vårt kontaktformulär samlar vi in ditt namn, e-post och meddelande. Denna data behandlas av Formspree och vidarebefordras till vår e-post.

3. Varför behandlar vi dina uppgifter?

Personuppgifterna behandlas för att:

• Hantera och dokumentera besök i lokalen
• Möjliggöra säker utrymning vid nödsituation (brandlista)
• Ge besökaren relevant information (vägbeskrivning, Wi-Fi, etc.)
• Förhindra missbruk av incheckningssystemet
• Skicka inbjudningsmejl med praktisk information till förregistrerade gäster
• Notifiera värd via e-post, SMS eller Microsoft Teams när besökare anländer

4. Rättslig grund

Behandlingen av besöksdata sker med stöd av berättigat intresse (GDPR artikel 6.1 f). Det berättigade intresset är:

• Säkerhet i lokalen (veta vilka som befinner sig i byggnaden)
• Effektiv besökshantering (dirigera besökare, notifiera värdar)

En intresseavvägning har gjorts där företagets behov av säkerhet och besökshantering bedöms väga tyngre än det intrång som behandlingen innebär, särskilt med hänsyn till den korta lagringstiden och den begränsade mängden uppgifter.

5. Lagringstid

Data	Lagringstid
Aktiva besök	Tills utcheckning
Arkiverade besök	8 dagar efter utcheckning, därefter raderas automatiskt
Förregistreringar (manuella)	Vid incheckning eller efter 8 dagar
Förregistreringar (Outlook)	Vid incheckning eller senast 12 timmar efter mötets planerade tid
Åtkomstloggar (IP)	8 dagar
SMS-loggar	30 dagar (mottagarnummer + tidpunkt)
Webbplatsanalys	14 månader (Google Analytics standard)

6. Vem har tillgång till dina uppgifter?

Vi säljer inte personuppgifter.

Webbplatsen (reonoma.com / reonoma.se)

Data från denna webbplats delas med:

• Google Analytics — webbplatsstatistik (enbart med ditt samtycke)
• Formspree — kontaktformulärbehandling
• Cloudflare — webbplatshosting, CDN och säkerhet

Besökshanteringssystemet (reonomavisiting.com)

Besöksdata i vårt incheckningssystem delas med:

• Det ansvariga företaget — admins och behörig personal kan se besöksloggen
• Reonoma UF — i egenskap av personuppgiftsbiträde (teknisk drift)
• Supabase GmbH (Frankfurt, Tyskland) — underbiträde för autentisering och fillagring
• Hetzner Online GmbH (Tyskland) — underbiträde för serverinfrastruktur
• 46elks AB (Sverige) — SMS-notifieringar till värdar (om SMS aktiverats av kundföretaget)
• SMTP-leverantör (EU) — utskick av inbjudningsmejl till gäster och e-postnotiser till värdar

Anställda utan administratörsbehörighet ser endast besök där de själva är värd.

All besöksdata lagras inom EU/EES. Inga uppgifter överförs till tredje land.

7. Cookies och lokal lagring

Webbplatsen (reonoma.com / reonoma.se)

Typ	Namn	Syfte	Varaktighet
Cookie	_ga	Google Analytics — skilja unika användare	2 år
Cookie	_ga_*	Google Analytics — upprätthålla sessionstillstånd	2 år
localStorage	reonoma_consent	Komma ihåg cookie-samtyckesval	Bestående

Google Analytics-cookies sätts enbart efter att du ger samtycke via cookie-bannern. Vi använder inga marknadsförings- eller annonscookies.

Besökshanteringssystemet

Typ	Namn	Syfte	Varaktighet
Cookie	sb_access_token	Inloggning för behörig personal	1 timme
Cookie	reonoma_visit	Enklare utcheckning (besökare slipper skriva namn)	24 timmar
localStorage	sb_access_token	Inloggning (admin-gränssnitt)	Tills utloggning

Besökare som checkar in via QR-kod behöver inte logga in. En valfri cookie (reonoma_visit, 24 timmar) kan sättas för att möjliggöra enklare utcheckning.

8. Dina rättigheter enligt GDPR

Du har följande rättigheter gällande dina personuppgifter:

• Få tillgång till dina personuppgifter (artikel 15)
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter (artikel 16)
• Begära radering av dina uppgifter (artikel 17)
• Invända mot behandlingen (artikel 21)
• Begära begränsning av behandlingen (artikel 18)
• Lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på imy.se

För att utöva dina rättigheter, kontakta det företag vars lokaler du besökte eller Reonoma på info@reonoma.com.

9. Datasäkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter, inklusive:

• HTTPS/TLS-kryptering för all datakommunikation
• Rollbaserad åtkomstkontroll (admin, anställd, receptionist)
• JWT-baserad autentisering med tidsbegränsade tokens (1 timme)
• Parametriserade SQL-frågor (skydd mot SQL-injection)
• Databasåtkomst begränsad till applikationslagret
• Alla servrar finns inom EU (Hetzner, Tyskland)
• Automatisk radering av besöksdata efter 8 dagar
• Veckovis besöksgräns med mjuk överskridning (incheckning blockeras aldrig)
• Rate limiting per autentiserad användare

10. Personuppgiftsbiträdesavtal

Reonoma har ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) som reglerar förhållandet mellan personuppgiftsansvariga (våra kunder) och Reonoma som personuppgiftsbiträde. Avtalet ingår som del av tjänsteavtalet och täcker underbiträden, tekniska åtgärder, incidenthantering och dataradering.

11. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy. Vid väsentliga ändringar informeras det ansvariga företaget som i sin tur ansvarar för att informera sina besökare.

12. Kontakta oss