Vad det gör, vad det ersätter, vad det kostar och vilka frågor ni bör ställa innan ni väljer ett. Skrivet för den som ska köpa, inte för den som ska sälja.
Ett besökssystem är ett digitalt system som registrerar vem som besöker en arbetsplats, när personen kom och när den gick. Det ersätter besökspärmen i receptionen och ger en utrymningslista som stämmer i realtid. Ett komplett system tar hand om hela besöket: förregistrering innan gästen kommer, incheckning vid dörren, en bricka att bära, avisering till den som ska ta emot, och utcheckning när besöket är slut.
Besökspärmen på disken, den utskrivna listan som aldrig stämmer vid en övning, och etikettskrivaren med sina klisterlappar. Alla tre bygger på att någon kommer ihåg att skriva — och att skriva ut sig.
Receptionen, som slipper vara den som håller reda på alla. Brandskyddsansvarig, som äger utrymningslistan personligen. Och värden inne på kontoret, som vill veta när gästen har kommit utan att någon behöver ringa.
Ett besökssystem är inte ett passersystem. Det öppnar inga dörrar och ersätter inte era passerkort. Det håller reda på gästerna — de som inte har något kort och som ingen annars vet var de befinner sig.
Sex saker, i den ordning ett besök händer. Så här gör Reonoma dem; andra system löser dem på liknande sätt.
Värden bjuder in besökaren från sin vanliga Outlook-kalender, och besöket skapas av inbjudan. Inget separat bokningssystem att lära sig och glömma.
Besökaren skannar en QR-kod med mobilen eller checkar in på en surfplatta i receptionen. Förregistrerade känns igen direkt; drop-in-besökare fyller i sitt namn i samma flöde.
Dockstationen skriver besökarens namn på en bricka i e-papper. Brickan har inget batteri, laddas aldrig och skrivs om till nästa gäst när den lämnas tillbaka.
Värden får ett mejl i samma sekund som gästen checkar in — och ett sms på Pro och uppåt. Ingen i receptionen behöver leta upp rätt person.
Samma händelse som skriver brickan lägger namnet på utrymningslistan. Listan finns i mobilen, så den följer med ut till återsamlingsplatsen.
Brickan tillbaka i dockan avslutar besöket och stryker gästen från listan. Efteråt syns besöksmönster och toppar i adminpanelen, och allt kan exporteras till Excel.
Hela flödet i detalj finns på plattformssidan.
Orden används om varandra, men de betyder olika saker och löser olika mycket.
Boken på disken där gästen skriver namn, företag och tid med penna. Den är billig och kräver ingenting — förutom att alla skriver ut sig, vilket ingen gör. En digital besöksliggare är samma sak på en skärm: bättre handstil, samma glömska.
Liggaren i pärmform, ofta med en etikett per besök. Samma svaghet som liggaren, plus en etikettskrivare att hålla igång. Det är den här de flesta av våra kunder hade innan de bytte.
Registreringen sker av en händelse — någon skannar, någon lägger en bricka i en docka — inte av att någon kommer ihåg att skriva. Det är därför listan stämmer. Det är också det enda av de tre som kan berätta för värden att gästen är här.
Ett besökssystem har två kostnader: mjukvaran, som är en prenumeration, och hårdvaran, som köps en gång. Så här ser Reonomas priser ut — alla exklusive moms, och ett år kostar tio månader.
| Del | Pris | Vad som ingår |
|---|---|---|
| Standard | 595 kr/mån eller 5 950 kr/år | Upp till 40 besökare i veckan (omkring 175 i månaden), förregistrering i Outlook, sms till värden, e-postsupport |
| Pro | 1 195 kr/mån eller 11 950 kr/år | Upp till 150 besökare i veckan (omkring 650 i månaden), kioskincheckning, statistik, flera byggnader, återkommande besökare |
| Enterprise | Offert | Volym efter behov, besöksapp med automatisk utcheckning, kontaktperson, support via telefon |
| Startkit | 6 450 / 7 900 / 9 350 kr | En dockstation och fem, tio eller femton brickor. Engångskostnad. |
| Fler brickor | 349 kr styck, 1 590 kr för fem, 2 990 kr för tio | Brickan skrivs om tusentals gånger, så antalet styrs av hur många gäster ni har inne samtidigt |
En reception med ett startkit på fem brickor och Standard betalar alltså 6 450 kr en gång och sedan 595 kr i månaden. Räkna på er egen reception i kitbyggaren, eller se alla planer sida vid sida.
Ett besökssystem samlar namn, företag och tider — personuppgifter enligt GDPR. Frågorna att ställa är var datan ligger, hur länge den sparas och vem som kan se den. Så här svarar Reonoma: applikation och databas körs hos Supabase GmbH i Frankfurt och Hetzner Online GmbH i Tyskland, inom EU och utan tredjelandsöverföring. Besöksuppgifter raderas automatiskt åtta dagar efter utcheckning. Data krypteras med TLS 1.2 eller senare, åtkomsten är rollstyrd, lösenord är bcrypt-hashade och säkerhetskopior tas dagligen och sparas i fjorton dagar. Ett personuppgiftsbiträdesavtal ingår. Detaljerna står i integritetspolicyn.
Vid en utrymning ska ni kunna svara på vem som är i byggnaden. För de anställda finns ofta ett passersystem; för gästerna finns bara det besökssystemet vet. En lista som bygger på att gästen skrev ut sig är en gissning. En lista som bygger på att brickan kom tillbaka i dockan är ett svar. Det var precis det Gårö Plåtprodukter saknade med sin pärm.
Det finns inget att installera på plats utöver dockstationen, som kopplas in med en nätverkskabel.
Vi skapar er organisation, lägger in logotyp och färger, och ni får inloggning till adminpanelen. Anställda läses in från en Excel-lista.
Startkitet levereras med dockstation och brickor. Dockan får ström och nätverk genom en enda kabel med PoE, eller via adaptern som finns i butiken.
Tillägget installeras med en XML-fil av er IT-avdelning eller av oss tillsammans med er. Sedan förregistrerar värdarna besök från kalendern som de alltid gjort.
Steg för steg i kom igång-guiden.
Oavsett vilket system ni tittar på. Svaren skiljer leverantörerna åt mer än funktionslistorna gör.
Om svaret är "besökaren trycker på en knapp" kommer listan att vara fel. Fråga vad som händer när ingen trycker.
Land, leverantör och om det sker någon överföring utanför EU. Be om personuppgiftsbiträdesavtalet.
Ett tydligt antal dagar, och att raderingen sker automatiskt. "Tills ni raderar den" är inte ett svar.
Etiketter, rullar och färgband är en löpande kostnad som följer volymen. En bricka som skrivs om kostar ingenting per besök.
I en verkstad är receptionen ofta den som råkar gå förbi. Systemet måste klara att gästen sköter incheckningen själv.
Egen server, drivrutiner, en dator som ska hållas uppdaterad — eller en docka på en nätverkskabel och ett tillägg i Outlook.
En supportadress är ett minimum. Fråga vem som svarar, på vilket språk, och hur lång tid det tar.
Nej, ingen lag kräver ett besökssystem i sig. Men lagen om skydd mot olyckor kräver att ni bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete, och vid en utrymning måste ni kunna svara på vem som är i byggnaden. Det är där besökspärmen brister och där ett besökssystem gör skillnad — det är kravet på svaret, inte på verktyget, som är lagstadgat.
Standard är dimensionerad för upp till 40 besökare i veckan — omkring 175 i månaden — och Pro för upp till 150 i veckan. Taket är en mätare, inte ett stopp: varje besökare över det kostar 10 kr. Enterprise anpassas efter volym. Antalet brickor styrs inte av besök per vecka utan av hur många gäster ni har inne samtidigt, eftersom brickan är tillbaka i dockan så snart ett besök är slut.
Ja. Förregistrering via Outlook är det bekvämaste sättet att skapa besök, men drop-in-besökare registrerar sig själva vid incheckningen, och besök kan läggas in direkt i adminpanelen. Anställda kan läsas in från Excel oavsett vilken e-post ni använder.
Besöksuppgifterna raderas automatiskt åtta dagar efter utcheckning. Det som finns kvar efteråt är anonymiserad statistik — antal besök per dag och vecka — som inte kan kopplas till en person.
Ja, från Pro hanteras flera byggnader eller orter i samma adminpanel med en utrymningslista per plats. Varje plats har sin egen dockstation och sina egna brickor.
Ett passersystem styr vilka dörrar de anställda kan öppna med sitt kort. Ett besökssystem håller reda på gästerna, som inte har något kort. De kompletterar varandra: passersystemet vet vilka anställda som är inne, besökssystemet vet vilka gäster.
Svara på sex frågor så får ni det kit och den plan som passar — eller boka en demo så visar vi systemet på plats.